2.1.3 Auditoría de Cuentas Por Cobrar, 3ra parte
2.1.3 Auditoría de Cuentas Por Cobrar, 3ra parte
PROCEDIMIENTOS PARA VERIFICAR LA EXISTENCIA DE CUENTAS A COBRAR:
Los procedimientos de auditoría utilizados en el examen de las cuentas por cobrar son las siguientes:
La mejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa. El auditor pedirá a la empresa que redacte cartas (circularización) a los deudores que estime, según su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre los deudores. El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar, estará formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar; efectos comerciales descontados y otros saldos. Las circularizaciones enviadas por el auditor, estarán en función de los resultados obtenidos en el control interno. No es habitual utilizar la circularización para saldos deudores en los siguientes casos: Cuando los clientes sean siempre de pequeñas cuantías (clientes de centros comerciales, entidades bancarias, etc.). Cuando exista un departamento de auditoría interna en la empresa y se realicen las circularizaciones de forma habitual utilizando, a criterio del auditor, procedimientos razonables. En las empresas que cobran habitualmente al contado, en las que el saldo de los clientes sea muy pequeño. Así mismo el auditor debe determinar los saldos de cuentas a cobrar a aquellos que va a circularizar; entre los que figurarán: Los que correspondan a productos o servicios en los que se detectaron problemas en el control interno. Clientes con saldo acreedor. Clientes que tengan movimientos extraños en las cuentas. Clientes con mayor saldo. Aquellos seleccionados por el auditor según su criterio profesional. Al decidir el número de cuentas que va a utilizar, se debe tener como objetivo obtener el mejor resultado con el menor número de partidas. Para conseguir esto puede serle útil “estratificar” escogiendo todas las cuentas por encima de determinado valor y seleccionando distintos porcentajes de cada estrato.
Las cartas de circularización tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla él mismo.
Existen dos tipos de circularizaciones:
Positiva: El destinatario debe contestar; es decir, ha de responder si está conforme o iconforme con el saldo.
Negativa: El destinatario debe informar saldo y composición. La utilización de esta forma es preferible cuando los saldos de las cuentas individuales son relativamente grandes o cuando hay razones para creer que pueden existir numerosas cuentas en discusión o con inexactitudes o irregularidades. La forma negativa es más útil especialmente cuando el control interno ejercido sobre las cuentas a cobrar puede considerarse aceptable, cuando existen muchos saldos pequeños y cuando el auditor tiene motivos para pensar que las personas que reciben las peticiones de confirmación no les prestaran la debida atención. En la carta de circularización se debe pedir confirmación del saldo; es decir, al cliente se le indica el importe que debe según los libros de la empresa y él tiene que dar o no su conformidad con el mismo.
Cuando el auditor se propone confirmar las cuentas a cobrar por medio de la forma positiva, generalmente deberá efectuar el seguimiento de los deudores que no han respondido, enviando una segunda circular y a veces otra más. Si no se recibe contestación después de varias circularizaciones, como mínimo dos, el auditor debe utilizar procedimientos alternativos; como comprobar los cobros en los extractos bancarios, revisar facturas, verificar las órdenes de venta, albaranes, etc. El auditor debe emplear los procedimientos alternativos que sean practicables a fin de obtener pruebas que le den satisfacción respecto a los saldos importantes para los que no haya recibido respuesta.
Tales procedimientos pueden ser el examen de justificantes de pagos posteriores (recibos), avisos de remesas de dinero y los despachos de mercancía y otros registros. Las diferencias que surjan de las circularizaciones, se presentarán a la empresa para su conciliación, siendo verificadas posteriormente por el auditor. La fecha para circularizar será al cierre del ejercicio, o en días anteriores. Si se realiza en estas fechas el auditor debe, por medio de procedimientos alternativos, verificar los movimientos de estas cuentas desde el momento de circularización hasta el cierre.
Repercusión en el informe de auditoría: Cabe destacar que el auditor debe tener en cuenta que, cuando no lo haya aplicado, tiene la obligación de justificar la opinión emitida. El informe de auditoría debe recoger como salvedad la no confirmación directa de las cuentas a cobrar. Así como la omisión de la circularización, aun cuando haya quedado satisfecho por la aplicación de otros procedimientos de auditoría.
Los métodos de selección: Es importante cubrir un porcentaje importante de los saldos totales en la circularización, así como seleccionar los saldos por métodos aleatorios. Por ellos se suele emplear una combinación de sistemas de selección, pero no existe una norma establecida; por lo que podría tomarse en cuenta 60% de los saldos más importantes desde el punto de vista de la cuantía, 20% seleccionados por métodos aleatorios, 20% saldos nulos negativos, que representen irregularidades o que susciten sospechas.
Forma de envío y recepción: El auditor debe controlar en todo momento el desarrollo de la circularización. Una vez seleccionados los saldos pedirá a la empresa auditada una carta dirigida por ésta al cliente en la que le pida que envíe directamente a la empresa de auditoría la información solicitada. Para facilitar la labor de cotejo de saldos se suele enviar al cliente el saldo al cierre o a la fecha a la que se pide la confirmación y el extracto de cuenta que recoja el movimiento al menos de los tres últimos meses para poder cotejar las partidas de la conciliación. Un modelo de carta sería el que se transcribe.
Fecha
Sr. (cliente)
Estimados Señores:
Nuestros auditores, (empresa auditora), están efectuando, a petición nuestra, una revisión de nuestros estados financieros. Con este motivo, desean que ustedes les indiquen su conformidad o reparo al saldo de su cuenta al (cierre de ejercicio), que según nuestros libros asciende a (importe Bs. ) e a nuestro favor, de acuerdo con el estado detallado que adjuntamos.
Si el saldo arriba indicado merece su conformidad, les agradeceremos firmen el impreso de confirmación adjunto y lo envíen directamente a nuestros auditores (nombre y dirección de los auditores), utilizando para ello el sobre franqueado que les remitimos.
En caso de disconformidad, les rogamos que les faciliten en el impreso de confirmación, cualquier información que pueda ayudarles a localizar las diferencias.
Debemos advertir que esta carta no es un aviso de cobra es solamente una confirmación de saldo, y asimismo, que su conformidad no excluye la posibilidad de que, con posterioridad a la indicada fecha, dicho saldo haya podido ser total o parcialmente liquidado.
Con gracias anticipadas por su colaboración, les saludamos atentamente,
Nombre y firma
1) COBROS POSTERIORES: En este procedimiento se aprovecha la circunstancia de que el auditor permanece es las oficinas del cliente por algún tiempo posterior a la fecha de cierre de libros; consiste en verificar los pagos a las entregas parciales a las cuentas por cobrar efectuados por los clientes en esos días inmediatos siguientes, cuidando de que el ingreso sea real y entregado efectivamente por el deudor para liquidar el saldo que revisa. El hecho de que una persona pague una deuda es prueba de que la reconoce, es decir, de que la cuenta por cobrar es real.
2) ARQUEOS DE DOCUMENTACIÓN: Este procedimiento sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a favor de la empresa, los documentos motivos del arqueo son las letras de cambio o pagares que hayan suscrito los deudores y, en su caso, las facturas o contra-recibos pendientes de cobro. Al efectuar el arqueo, que es el recuento físico de los documentos, debe cuidarse que los mismos estén a nombre de la empresa, fecha de vencimiento, autenticidad de la firma del aceptante, y otros requisitos legales de los títulos de crédito; también se deben observar las precauciones recomendables en todo arqueo y obtenerse la salvaguarda correspondiente.
3) ANÁLISIS DE SALDOS: Consiste en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la corrección de las operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del saldo que muestran. Se aplica al estudio de los saldos más importantes para fortalecer los procedimientos anteriores y el de las cuentas no provenientes de ventas (deudores diversos) con el fin de precisar el concepto de saldo y determinar su presentación en el balance
4) CONEXIÓN CONTRA OTRAS CUENTAS: En este procedimiento se aprovechan los efectos de la partida doble, es decir, que todos los cargos a clientes en un periodo determinado correspondan con las ventas registradas en ese mismo periodo, investigando ampliamente las diferencias que surjan y que todos los créditos correspondan a los ingresos.
5) ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD: Con respecto a las cuentas por cobrar que representen dudas respecto a su recuperabilidad, se debe recomendar en el informe que sean castigadas por el importe que se considere incobrable. Se debe revisar con la gerencia las posibilidades de cobro de los Acreencias más importantes y/o más antiguas. Solicitando a los abogados de la empresa su opinión en el caso de las cuentas cuyo cobro se encuentren tramitando y estudiando la correspondencia en los expedientes de clientes.
Del resultado de todos estos procedimientos de auditoria, se habrá cubierto, razonablemente, toda el área de Cuentas Por Cobrar en sus aspectos más importantes y relevantes, tanto en sus implicaciones con respecto a los principios de Contabilidad como con lo relativo al Control Interno.