3.1.2 Auditoría de Inventarios, Continuación

3.1.2 Auditoría de Inventarios, Continuación

  I) CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES: La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico o el sistema automatizado del que se disponga. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.

II) PROCEDIMIENTOS DEL AUDITOR:  Es necesario para el Auditor estar presente en el momento del conteo, y que mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados financieros con corte a 31 de diciembre y sobre los cuales el Auditor emitirá su opinión. A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Auditor puede ejecutar al momento de la realización del inventario físico. Estos procedimientos no pretenden abarcar la totalidad de situaciones, simplemente queremos que sirvan de punto de partida para el mejoramiento de nuestra práctica de auditoría.

a) Procedimientos previos al inventario:

1. Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras (Tomar como punto de partida las buenas prácticas de un inventario físico que se encuentran en esta guía). Es recomendable solicitar y revisar el instructivo en los días previos al inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades por parte del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna

2. Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo

3. Verificar si la compañía tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser así, asegurase que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes

4. Realización de un recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo

5. Verificar que el inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación, se encuentra debidamente identificado y separado

6. Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)

7. Verificar que las planillas del conteo están pre numeradas, en caso que no lo estén, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo

8. Verificar la correcta estructuración de los grupos de conteo en donde se asegure una adecuada segregación, es decir que cada equipo de conteo incluya personal que no tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una persona que esté familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de compras

9. Verificar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas

10. Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo.

b) Procedimientos durante la ejecución del inventario:

 1. Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones

2. Verificar la correcta supervisión de los equipos de conteo

3. Verificar que no existan espacios vacíos entre los ítems que se están contando

4. Cuando el inventario está empacado, el Auditor puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado

5. Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El tamaño de la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamaño de la muestra

6. Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificar que está registrado en el Kárdex

7. Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro del Almacén.

8. Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.

9. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación

c. Procedimientos finales del inventario

1. Determinación de las diferencias entre el primer y segundo conteo

2. Verificación de la ejecución de un  tercer conteo por personal diferente al que ejecutó el primer y segundo conteo.

3. Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes.

4. Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en los estados financieros. Las diferencias deben ser adecuadamente soportadas por el personal que custodia el inventario y el ajuste autorizado por una persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo la custodia del inventario

5. Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor

6. Con base en el inventario dañado, obsoleto, descontinuado o de lenta rotación, identificado en la toma física de inventarios, se debe determinar la provisión de inventarios que debe quedar a 31 de diciembre

II) Alertas que debe tener presente el auditor en la toma del inventario:

A continuación se enumeran  algunos de los métodos fraudulentos  con los que los custodios de los inventarios  podrían cubrir faltantes en la toma física y aparentar cifras que no son reales y respecto de los cuales el auditor a cargo de ver estar alerta:

 1) Que se dejen  espacios vacíos entre los productos

2) Que se incluyan  cajas vacías o con productos que no corresponden a la referencia

3) Que  se incluyan productos que han sido dados de baja por  por estar, dañados, obsoletos, descontinuados o con lenta rotación.

4) Que  existan productos que no correspondan con su referencia.

5) Que  se incluya  productos que no pertenecen a la compañía o que no son verdaderos rubros del inventario.

6) Que  se intercambien  referencias  es decir, referencias que están sobrando trasladarlas a productos que hacen falta y de esta manera puedan cubrirse faltantes-

7) Que  se manipulen y alteren los equipos de medición. Ejemplo: Pesas y medidas

8) Que exista inadecuada segregación de funciones es decir, que no exista separación de responsabilidades   e independencia.  Ejemplo: Las personas que realizan el inventario, son las mismas que lo custodian.

¿QUE PASA CUANDO EL INVENTARIO NO SE REALIZAR AL CORTE DE LOS ESTADOS FINANCIEROS? Si el conteo físico no se realiza en la fecha de corte de los estados financieros, ejemplo noviembre 30, el auditor, además de participar en el conteo físico, deberá realizar procedimientos que le permitan obtener evidencia suficiente y adecuada que le permita verificar si están registrados de manera apropiada los movimiento del inventario (entradas, salidas y otros) entre la fecha del conteo y la fecha de corte de los estados financieros.

INVENTARIO EN PODER DE UN TERCERO: Si existe inventario de propiedad de la compañía que está en poder de un tercero y su valor es significativo, el auditor deberá obtener evidencia suficiente y adecuada respecto a la existencia y condición de dicho inventario, mediante uno o ambos de los siguientes procedimientos: 1) Confirmando con el tercero las cantidades y condición del inventario bajo su responsabilidad. Normalmente la confirmación que envía el tercero no incluye la condición del inventario. Por lo anterior, el auditor puede programar la realización de una inspección para verificar su condición. 2) Participando en el conteo físico.

En definitiva y  fundamentalmente, en Control de Inventarios y en Control Interno en general,   es de Extremada Importancia tener presente el siguiente principio:

“EL CONTROL NO CUESTA, LO QUE CUESTA ES NO TENERLO”

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